Soul Detectives, gevestigd aan Lange Lombardstraat 80, 2512 VP Den Haag, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacy-verklaring.
Contactgegevens:
Soul Detectives
Lange Lombardstraat 80
2512 VP Den Haag
Telefoonnummer: +31 6 19 354 119
Fiona van Rees Vellinga is de Functionaris Gegevensbescherming van Soul Detectives. Zij is te bereiken via administratie@souldetectives.nl
Doel van verzameling persoonsgegevens
Soul Detectives verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
- Facturen versturen.
- Contact opnemen voor het plannen van afspraken.
- Nieuwsbrieven verzenden.
- Bellen of e-mailen indien dit nodig is om de dienstverlening uit te kunnen voeren.
- Informeren over wijzigingen van de diensten en producten.
- Interesseprofielen aanmaken voor advertentiedoeleinden.
Tevens verwerkt Soul Detectives die gegevens waartoe zij wettelijk verplicht is, zoals gegevens die nodig zijn voor het voldoen aan de belastingwetten.
Persoonsgegevens die wij verwerken
Soul Detectives verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die Soul Detectives verwerkt:
- Voor- en achternaam
- Bedrijfsgegevens
- Adresgegevens
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Correspondentie
- IP-adres
- Gegevens over jouw activiteiten op onze website
| Website bezoekers: | IP adressen | Voor het bijhouden van bezoekersstatistieken. |
| Cliënten die zich registreren: | Naam contactpersoon (verplicht) | Om de contactpersoon te identificeren en aan te kunnen spreken. |
| Naam bedrijf (verplicht) | Om de klant te identificeren, voor mijn administratie, om te voldoen aan de wettelijke administratieverplichtingen. | |
| Adres bedrijf (verplicht) | Om de klant te identificeren, voor mijn administratie, om te voldoen aan de wettelijke administratieverplichtingen. | |
| E-mailadres (verplicht) | Om je een bevestiging te sturen van de registratie op de website en van gedane bestellingen, om je toegang te geven tot de trainingen om je de factuur toe te zenden, om e-mail nieuwsbrieven te sturen als je je daarvoor hebt ingeschreven of als je een afspraak met me maakt, voor verdere correspondentie. | |
| Telefoonnummer, Skype-adres (niet verplicht) | Om contact met je op te nemen, bij eventuele vragen en voor klantonderzoeken. | |
| Gegevens die worden gegenereerd via de website: | Factuurgegevens | Bestelde producten en kosten daarvan, naam persoon, naam bedrijf, adres bedrijf: voor mijn administratie, om te voldoen aan de wettelijke administratieve verplichtingen. |
| Andere gegevens | Inhoud van eventuele (email) correspondentie met de cliënt en andere personen, waaronder via mijn social media accounts. | Om met je te corresponderen. |
Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
De eventueel door jou gegeven gegevens over gezondheid kunnen schriftelijk genoteerd worden in een aparte map. De betreffende map wordt bewaard in een afgesloten kast. Daarnaast bevindt deze informatie zich in je beveiligde online cliëntdossier.
Hoe lang Soul Detectives persoonsgegevens bewaart
Soul Detectives bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Soul Detectives hanteert de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën van) persoonsgegevens:
- Cliëntgegevens (naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer): de wettelijke bewaartermijn voor de belastingdienst. Op dit moment (2023) is die 7 jaar.
- Dossiers van cliënten: de wettelijke bewaartermijn voor de belastingdienst: op dit moment (2023) is die 20 jaar.
- E-mailgegevens nieuwsbrief: het bewaren stopt direct als je aangeeft dat je geen nieuwsbrief meer wilt ontvangen, bijvoorbeeld via de knop “uitschrijven” in de nieuwsbrief.
- Deelnemerslijsten, intakeformulieren, dieetwensen en overige alleen voor de training/workshop relevante gegevens voor trainingen en workshops worden 2 maanden na afloop van de training/workshop verwijderd.
Delen van persoonsgegevens met derden
Soul Detectives verkoopt jouw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. Soul Detectives blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
| Leveranciers (waaronder “bewerkers”) | Soul Detectives maakt gebruik van leveranciers, waaronder websitebeheerders en hosting bedrijven voor het hosten van onze website. De hosting provider host uw gegevens in de EU, de websitebeheerder heeft slechts incidenteel toegang tot je gegevens als dat noodzakelijk is voor het uitvoeren van het beheer. |
| Accountant / boekhouder | De gegevens die op je factuur staan moet Soul Detectives doorgeven aan de accountant of boekhouder. |
| Juridisch adviseurs | Bij een juridisch geschil met je kan Soul Detectives genoodzaakt zijn je gegevens door te geven aan een juridisch adviseur en deze in een juridische procedure gebruiken. Daarbij zal Soul Detectives alleen de gegevens doorgeven die noodzakelijk zijn in verband met de juridische procedure. |
| Overheidsinstanties | Als we daar wettelijk toe verplicht zijn moeten wij je gegevens doorgeven aan overheidsinstanties, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst. |
Cookies
Soul Detectives gebruikt functionele cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die Soul Detectives gebruikt zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt. Kijk in de Privacy Tools voor meer informatie.
Beveiliging van de vastgelegde persoonsgegevens
Soul Detectives neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via administratie@souldetectives.nl.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Soul Detectives en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij Soul Detectives een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens over welke Soul Detectives van jou beschikt in een computerbestand naar jou of een door jou genoemde organisatie, te sturen. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar administratie@souldetectives.nl.
Daarnaast het je het recht:
- Op intrekking van verleende toestemming.
- Om een klacht in te dienen.
Kan deze privacyverklaring veranderen?
Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 14 april 2023. Soul Detectives behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. Als het om een belangrijke wijziging gaat zal Soul Detectives je daarvan op de hoogte brengen. Als het gaat om een nieuw doel voor dezelfde gegevens geef Soul Detectives je de mogelijkheid daar bezwaar tegen te maken.
Dossiervorming
Voor een goede begeleiding is het noodzakelijk dat ik, als je behandelend therapeut, een dossier aanleg. Dit is ook een wettelijke plicht opgelegd door de WGBO. Je dossier bevat aantekeningen over je gezondheidstoestand en gegevens over de uitgevoerde sessies.
Ook worden in het dossier mogelijk gegevens opgenomen die voor je begeleiding noodzakelijk zijn die ik, uitsluitend na jouw expliciete toestemming, heb opgevraagd bij een andere zorgverlener, bijvoorbeeld bij je huisarts.
Ik doe mijn best om je privacy te waarborgen. Dit betekent onder meer dat ik:
- Zorgvuldig omga met je persoonlijke en medische gegevens.
- Ervoor zorg dat onbevoegden geen toegang hebben tot jouw gegevens.
Als jouw behandelend therapeut heb ik als enige toegang tot de gegevens in je dossier. Ik heb een wettelijke geheimhoudingsplicht (beroepsgeheim).
De gegevens uit je dossier kunnen ook nog voor de volgende doelen gebruikt worden:
- Andere zorgverleners informeren, bijvoorbeeld als de therapie is afgerond of bij een verwijzing naar een andere behandelaar. Dit gebeurt alleen met jouw expliciete toestemming.
- Waarneming, tijdens mijn afwezigheid.
- Geanonimiseerd gebruik tijdens intercollegiale toetsing (intervisie).
- Een klein deel van de gegevens uit je dossier wordt gebruikt voor de financiële administratie, zodat ik een factuur kan opstellen.
- Als ik vanwege een andere reden gebruik wil maken van je gegevens, dan zal ik je eerst informeren en expliciet om je toestemming vragen.
Deze gegevens in het cliëntendossier blijven, zoals de wet op de behandelovereenkomst vereist, 20 jaar bewaard.
Privacy op de zorgnota
Op de zorgnota die je ontvangt staan de gegevens die door de zorgverzekeraar gevraagd worden, zodat je deze nota kunt declareren bij je zorgverzekeraar:
- Je naam, adres en woonplaats
- Je geboortedatum
- Je polisnummer
- De datum van de sessie
- Een korte omschrijving van de behandeling, zoals ‘counselling’ of ‘psychosociale therapie’
- De kosten van het consult
Soul Detectives
Counselling & Training
Lange Lombardstraat 80
2512 VP Den Haag
KVK: 50442759
Btw: NL142096763B01
06 – 19 354 119
fiona@souldetectives.nl
www.souldetectives.nl
